Etkinlik Sektörü Tarihçesi

1950’li ve 60’lı yıllar günümüzdeki etkinlik kavramının şekillendiği dönemlerdir. Bu dönemlerde özellikle yerel ve ulusal yönetimler tarafından organize edilen festivaller gibi kültürel etkinlikler ön plana çıkmış, 1970’li ve 80’li yıllarda ise bu tür etkinlikler özel sektör ve kamu tarafından organize edilmeye başlanmıştır. Günümüzde ise bu etkinliklere ek olarak kongre, konferans, fuar ve ticari sergiler gibi iş amaçlı etkinlikler özellikle turizm bölgeleri arasındaki rekabetin artmasıyla önemli bir sektör hâline gelmiştir.

Etkinlikler temelde bir boş zaman aktivitesi olarak tanımlanmaktadır. Yeterli boş zamana sahip bireyler eğlenmek, rahatlamak; arkadaşları, akrabaları ve diğer insanlarla bir arada olabilmek için çeşitli etkinliklere katılmaktadır. Eski Çağlardan bu yana insanlar boş zamanlarını değerlendirmek amacıyla bayramlar, tarımsal toplumların ürün ekimi ve hasat kutlamaları gibi çeşitli formlarda etkinlikler düzenlemişlerdir. Ancak günümüzde yaşanan çeşitli gelişmeler bireylerin boş zamanları süresince etkinliklere katılmalarında artışa neden olmuştur. Bu gelişmelerden ilki, teknolojinin gelişmesiyle bireylerin yaşamlarında etkinlikler gibi daha fazla “temas” içeren deneyimler aramasıdır. Diğer bir neden ise hem iş hem de boş zamanda yaşanan değişimlerdir. Günümüzde yaşamakta olduğumuz dünya ileri teknoloji ve yüksek düzeyde temas dünyası olarak tanımlanmakta ve hem gelişen hem de gelişmekte olan ülkelerde bireyler sanal bir dünyada, sanal bir gerçeklik içinde yaşamakta ve bu bireyler “bireylerarası etkileşim” aracılığıyla “insani değerlerini korumak” için etkinliklere daha fazla katılmaktadırlar. Bireylerin etkinliklere katılımlarının ardında yatan bir diğer neden ise boş zaman kavramında yaşanan değişimdir. Tarihsel açıdan boş zaman “işin yokluğu”, “iş dışı zaman” olarak tanımlansa da günümüzde bireyler çok daha fazla ve daha yoğun çalışmaktadırlar. Bu değişime ait en büyük kanıt ise bireylerin tatil sürelerini kısa tutmalarıdır. Geçmiş yıllarda, yıllık tatillerde yapılan iki haftalık “büyük turlar” artık yerini daha kısa süreli tatillere ve boş zaman etkinliklerine bırakmıştır ve insanlar bu kısa süreli tatillere daha sık çıkmaya başlamıştır. Tatil sürelerinin kısalmasıyla birlikte bireyler boş zamanlarını daha kolay ulaşılabilir, daha güvenli, sosyal ve bireysel açıdan kendileri için daha değerli gördükleri etkinliklere katılmaya başlamışlardır (Goldblatt, 2000). Daha büyük ölçekte ve çok sayıda etkinlik talebinin ortaya çıkmasındaki bir diğer neden ise ülke ekonomilerinde özellikle de boş zaman ve rekreasyon sektöründe yaşanan büyüme ile birlikte etkinliklerin ekonomilere ve düzenlendiği şehirlere sağladığı faydalardır. Etkinlikler öncelikle şehirler için güçlü bir turizm talebi yaratıcısı hâline gelerek, turizm, seyahat, boş zaman ve konaklama endüstrilerine dikkat çekici bir katkı sağlamaktadır.

Olimpiyatlar, Grand Prix’ler gibi büyük ölçekli spor etkinlikleri modern zamanlarda popüler olmasına rağmen kongreler, konferanslar, fuar ve sergiler gibi iş amaçlı toplantı etkinliklerinin yıl boyunca düzenlenen etkinlik sayısı bakımından dünyada en sık ve en fazla düzenlenen etkinlikler olduğu görülmektedir. Uluslararası Toplantı ve Kongreler Birliği (International Congress and Convention Association-ICCA) tarafından hazırlanan rapora göre, 2008 yılında dünyada yaklaşık 7 bin 475 adet uluslararası toplantı organize edilmiştir. ICCA kriterlerine uygun bu toplantılara yaklaşık 4 milyon 897 bin delege katılırken katılımcıların yapmış oldukları harcama ise kongre kayıt ücreti hariç 12 milyar dolar civarında gerçekleşmiştir. Bu ekonomik getirisi nedeniyle bu pazardan pay almak isteyen ülkeler ve şehirler yoğun bir rekabet içindedirler.

Kaynak: Kongre ve Etkinlik Yönetimi – Anadolu Üniversitesi

Etkinlik Danışmanlığı Nedir?

Sektöre yeni giriş yapmış firmalar ile sektörde hali hazırda markası ile var olan firmaların gelecek hedefleri aynıdır: ‘Tek marka olarak sadık müşteriler elde etmek’. Tek marka olmak, alternatifsiz marka olmak, tek tercih olmak konuları kaliteli üretim yapan kurum ya da kuruluşların asli hedefleridir. Bu hedefler doğrultusunda kendi çaplarında çalışmalar yapsalar da kendilerine ait iletişim ajansım diyebilecekleri bütünsel iletişim sunan destek firmalara ihtiyaçları olacaktır. Bütünsel iletişimden kastedilen, kurumun hedef kitlesine yönelik her türlü olumlu haber ve gelişme ile karşılarına çıkmak ve düzenlenen çeşitli cazip organizasyon ve etkinlikle hedef kitleyi etkilemektir.

Hedef kitlenin ihtiyaç duyduğu ve kurumdan talep ettiği öncelikler tespit edilerek bir iletişim planının oluşturulması ve kontrol altında yürütülmesi etkinlik danışmanlığı hizmetleri içerisindedir. Kurumun yola çıkarken mutlaka iletişim ekiplerinden destek alması ve markalaşma sürecinde kurum kimlik değerini yükseltici faaliyetler içeren iletişim planına harfiyen uyması gerekmektedir. Güçlü medya ilişkileri, iyi bir gündem takibi mantığı ile olaylara yaklaşan etkinlik danışmanları, geleneksel ve dijital mecralardaki yöntemlerden sıklıkla yararlanırlar.

İnternet ortamında sosyal paylaşım sitelerinin etkin kullanılması etkinlik danışmanlığı çalışanlarını harekete geçirmiş, bu mecraların optimum düzeyde kullanılarak çalışılan kurumun güncelliği koruma altına alınması hedeflenmiştir. İşletme içerisinde çalışan alt ve üst birim personel için zaman zaman yapılan takım çalışmaları, motivasyon etkinlikleri ve grup çalışması aktiviteleri ile kurumun çalışma veriminin artırılması hedeflenmektedir. Varsa kurumun bayileri, paydaşları ile olan ilişkilerini olumlu ve eğlenceli bir ortamda sağlamlaştırmak da yine organizasyon ekiplerinin başlıca görev tanımlaması arasındadır.

İnternette oluşan online itibar ile ilgili koruma ve geliştirme çalışmaları da kurumun iletişim ajansım diyerek kabul ettiği halkla ilişkiler ve gazeteci tabanlı ekiplerin oluşturacağı planlar çerçevesinde mümkün olmaktadır. Her kurum belirli zamanlarda düzenlenecek dikkat çekici kongre, fuar, sergi, konser organizasyonları, sosyal sorumluluk projeleri ve tüketici odaklı ilginç, yaratıcı ve cazip aktivitelerin yapılmasına ihtiyaç duyar ve bu organizasyonların profesyonel bir mantık çerçevesinde gerek konsepte uygun malzeme seçimi gerek hizmetli personel organize edilmesi, gerek davetlilerin kalacak yerlerinin hazırlanması ve kontrollü biçimde yürütülmesine olanak sağlayan yapıların planlanmasını ister. Bu ihtiyaç ve istekler iletişim ajanslarının toplam iletişim planları içerisinde yer almaktadır.